本日は私のブログメディアにお越しくださり、ありがとうございます！
・「何が言いたいのかわからない」と言われてしまう
・「結局何が言いたいの？」と言われてしまう
・「話がつまらない」と言われてしまう
・自分が何を伝えたかったのか途中から分からなくなる
・思うように文章が書けない
ということでお悩みではありませんか？
うまく文章を伝えることができないと、むしゃくしゃしてしまい、人と話すことも嫌になってしまいますよね。
私はこれまで、たくさんの経営者の方の講座を受けたり、直接お話しさせていただく機会がありました。
そのような経験を通じて、私は「経営者の方々のお話は大変わかりやすく、説得力がある」という共通点に気づいたのです。
そこで、調べたところ本記事で紹介する「PREPの法則」に行き着いたのです。
このPREPの法則を使用すれば、人を動かすスキルが非常に高い経営者の方々のような、分かりやすく説得力のある文章を誰でも書くことができるようになります。
また、話が分かりやすく説得力のある人は、自然とPREPの法則を用いていることにも気付くようになると思います。
是非、本記事を最後まで読んでいただき、PREPの法則を使って、説得力のある文章を書けるようになりましょう！
PREPの法則
PREPの法則とは分かりやすい文章を構成する「型」の一種で、以下の4つの要素で構成されています。
P(Point) ＝ 結論
R(Reason) ＝ 理由
E(Example) ＝ 具体例
P(Point) ＝ 結論
PREPの方式とは、以上4つの要素の頭文字をとっています。
Point：初めに、最も伝えたい結論の部分を相手に伝える。
Resson：次に、その「結論（Point）」に行き着いた理由について述べる。
Example：さらに、その「理由（Reason）」を説得力のあるものにするために、具体的な事例を挙げて説明を加える。
Point：最後にもう一度「結論（Point）」を言い、文章を締める。
要するにPREPの法則は、まず結論を述べ、その結論に至った理由と具体例を説明し、最後にもう一度結論を伝えるという文章の型です。
PREPの法則のメリット
では、PREPの法則を身につけると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
自分の頭が整理できる
PREPの法則を身につける1つ目のメリットは、情報を整理する習慣が身につくということです。
なぜなら、PREPの法則を使用して相手に説明する前に、まずは頭の中で自分の考えを一度整理する必要があるためです。
情報を「結論」「理由」「具体例」の3段階に分けて考えるようになるため、自分の考えを論理的に整理できるようになります。
また整理する際にそれぞれの内容を深く掘り下げるて考えることで、自分の伝えたい内容により説得力が増すことでしょう。
貴重な時間が節約できる
2つ目は、時間の節約ができるということです。
なぜならば、要点を先に伝えることで、相手が内容を理解する時間を短縮できるだけでなく、相手が情報の取捨選択を行う時間も短縮できます。
さらに、文章を作成する際に、書き方に悩み、手が止まってしまうことも少なくないでしょう。
PREPの法則は伝える順番の型が用意されているため、構成を考える必要がなく、文章を作成する時間も短縮されます。
ビジネスにおいては、限られた時間の中で、最大限の成果を出す必要があります。
限られた時間を上手に使うためには、PREPの法則は必要不可欠と言っても過言ではありません。
説得力のある文章を作ることができる
3つ目のメリットとして、説得力のある文章を作ることができるようになります。
なぜならば、結論を伝えた後に理由や具体例を説明するため、結論に至るまでの根拠を相手が理解しやすく、内容に説得力が生まれます。
主張したい「結論」を最初に伝えておけば、相手は「理由」や「具体例」を説明している間、「なるほど、それが「結論」につながるのか」と話の展開を理解できます。
そして、最後に「結論」を再び聞いた際に、「たしかに、そのとおりだな」と納得しやすくなるのです。
かの有名なアップルの創始者であるスティーブ・ジョブズ氏のプレゼンも基本的にPREPの法則を使用して作られています。
このように、PREPの法則を使用すれば、説得力のある文章を作ることができるということです。
相手の集中力が途切れない
4つ目のメリットは、相手の集中力が途切れないということです。
なぜなら、人の集中力は時間が経つと低下するためです。
一説によると、集中力が最も高いのはスタートから30秒以内、長くても70秒程度言われているそうです。
つまり、主張したい「結論」を最初に述べるPREPの法則は、理にかなっているというわけです。
反対に、結論や主張が見えない文章は、相手に「一体なんの話をしてるんだ？」とストレスを与えます。
成功者はPREPの法則を身につけ、実践しています！
ただ、デメリットもあるため、以下の点に注意しましょう！
・機会的な印象を与える
・物語性のある文章には不向き
・押し付けがましい印象を与える時もある
特に、感情に訴えかける場合は向かないため、そのような文章を作る際は使用は控えましょう。
PREPの法則の活用シーン
ここからは、PREPの法則の活用シーンと、例文をお伝えしていきます。
プレゼンテーション
PREPの法則は文章だけでなく、「話す」場合にも役立ちます。
特に、プレゼンテーションの場合は、PREPの法則を意識して台本を組み立てることがオススメです。
PREPの法則を意識し、論理的で説得力のあるプレゼンテーション行いましょう。
また、商品の紹介にも活かすことができます。
本記事では、「SNSを利用した採用」についてプレゼンテーションを例に挙げて活用シーンをご紹介します。
【結論】
採用にはSNSを導入すべきです。
【理由】
なぜなら、SNSを利用することで採用申し込みが平均して◯%上がることがわかっているためです。
【具体例1】
まず、A社のSNS使用前と使用後の申込み人数を比較しましょう。
【具体例2】
また、申込み人数の増加だけでなく、これまで募集がなかった層からの募集も増加しました。
【結論】
以上のことから、採用にはSNSを導入する方がいいと判断します。
就活
これから就活に挑む学生さんは、PREPの法則をマスターすることをオススメします。
例えば、
・志望動機作成
・小論文作成
・面接での自己PR
などに役立ちます。
自己PRでは「結論」を1つに絞り、「具体例」をしっかり書くことが大事だそうです。
PREPの法則に従って自己PRを書くと、以下のようになります。
【結論】
私の強みは、どのような困難でも乗り越える行動力があることです。
【理由】
実際にその行動力は、友人と共同でボランティア団体を立ち上げた際に発揮されました。
【具体例1】
設立当初は人数も少なく、満足な活動もできませんでした。ですが、3ヶ月間で30名以上のボランティアを集め、市を巻き込んで活動を行うことができました。
そのような結果をもたらした行動は以下の通りです。〜
【具体例2】
また、立ち上げの際に金銭面の問題がありました。ですが、クラウドファンディングを行った結果、◯万円もの寄付金をいただくことができました。それは、SNSを通じて情報を発信したためです。〜
【結論】
以上のように、どのような困難でも乗り越える行動力によって、ボランティア団体を立ち上げ、活動を行うことができました。貴社においても、与えられた役目をまっとうするのはもちろんのこと、期待されている以上の成果を出せるよう努力していく所存です。
上司への報告
上司への報告時に、ダラダラと長い文章で書いてしまっては、要点が分かりにくい上に、上司の貴重な時間を奪うことにもなり、歓迎されません。
そのような時に、PREP法によって文章を作成すれば、簡潔で分かりやすい報告ができるようになり、一目置かれること間違いありません。
上司への報告時に使える例文は以下の通りです。
【結論】
A社様との会議を、〇月〇日に変更していただきたいです。
【理由】
なぜなら、A社様より、クレームが発生したためです。
【具体例】
具体的には、資料の◯ページにおいて、A社様より不足点があるとのご連絡があり、調査に時間がかかっております。
【結論】
A社様との会議を、〇月〇日に変更していただきたいです。
何卒、よろしくお願い致します。
PREPの法則は文章だけでなく、会話にも役立ちます！
練習方法
「PREPの法則を身につけて、説得力のある文章を書きましょう！」と言われても、練習方法が分からないと「何から始めたらいいの？」と迷ってしまいますよね。
そこで皆様が迷子になってしまわないためにも、PREPの法則を身につける練習方法を4つご紹介いたします！
日々のメールでPREPの法則を意識する
メールの文章は、PREPの法則の練習に最適です！
働いている方であれば1日に5通、10通とメールを作成する人も多いでしょう。
これら全てのメールの作成時にPREPの法則を意識すれば、比較的短期間で身につけることができます。
ただ本記事を見て理解するだけでなく、何度も実際にアウトプットすることでPREPの法則を取得できるということです。
自分の趣味など身近なテーマをPREPの法則でまとめてみる
自分の趣味や好きな食べ物など、身近なテーマについてPREPの法則で書いてみましょう。
好きなものであれば文章を考えやすく、簡単に練習することができます。
例えば、「〜が好きです。なぜなら〜だからです。例えば、〜です。だから、～が好きです。」のような例文を使って、身近なものを説明してみましょう。
最初は機械的な文章でも良いので、文章が完成したら出来上がった文章を声に出して読んでください。
書いている時は自然に感じても、声に出して読んでみると不自然に感じることもあります。
この繰り返しをすることで、PREP法が身についていきます。
接続詞を意識する
文章でも会話でも「なぜなら」「例えば」といった接続詞を意識して使用すると、PREPの法則が身につきやすくなります。
理由を書く際は文頭に「なぜなら」を用い、具体例を書く際には「たとえば」を使うクセをつけましょう。
まずは、うまく使えなくても、接続詞を意識することで、「この接続詞の後には【結論】を持ってこよう」というPREPの法則を頭の中で構成することができます。
目に入った文章の要約
本、ネットの記事、ドラマ、映画など何でも構いませんが、見たものをPREPの法則を使用して要約することは非常に良い練習方法です。
初めの頃は要約ではなく、感想文形式でも良いでしょう。
まずは文章の結論を読み取り、その結論に至った理由や具体例を探しながら、文章化してみてください。
最初は文章は短くても大丈夫です！ぜひ見たもの聞いたものをPREPの法則でまとめることを意識してみてください。
最後に
このようにPREPの法則を用いることで、分かりやすく説得力のある文章が誰でも簡単に作れるようになります。
もしかしたらお気付きの方もいるかもしれませんが、この記事も実はPREPの法則で構成されています！
【結論】：文頭
このPREPの法則を使用すれば、分かりやすく説得力のある文章を誰でも書くことができるようになります。
【理由】：PREPの法則
なぜなら、まず結論を述べ、その結論に至った理由と具体例を説明し、最後にもう一度結論を伝えるというPREPの法則という文章の型があるためです。
この文章の型にはめ込めば、誰でも分かりやすく説得力のある文章を書けるようになります。
【具体例】：PREPの法則のメリット、PREPの法則の活用シーン
どのようにこの方式にメリットがあるのか、どのようなシーンで活用すればいいのかを具体的に書き表します。
【結論】最後に
このPREPの法則を使用すれば、分かりやすく説得力のある文章を誰でも書くことができるようになります。
PREPの法則はさまざまな場面で使用されていますが、それだけ強くて便利な法則だからです。
「ではすぐにやってみましょう！」と言って簡単に身につけられるわけではありませんが、お伝えした方法で練習してみましょう！
普段からPREPの法則を意識することで、ビジネスだけでなく、学業や私生活においても、円滑なコミュニケーションを行うことが可能になります。
この法則を身につけた先の皆様は、今よりもきっと分かりやすく説得力のある文章を書けるように、そして話せるようになっていることでしょう！
また、本記事でご紹介したPREPの法則と合わせてQUESTフォーミュラという文章の型を身につければ、より人の心を動かし、集客できる文章を書くことができます。
是非、参考にしていただければ幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
